Recortes empresariales ante la crisis - Parte 2/2
Si ya hemos tocado a personal y a gastos generales con nuestras inquietas tijeras, para intentar vadear el agujero traga empresas de la crisis, o incluso si estamos pensando en tocarlo actualmente, quizás tengamos que revisar otros conceptos económicos mucho antes, y ver de dónde podemos recortar y sobre todo, dónde es sano meter un tijeretazo y dónde no.
Esta es la segunda parte de l articulo que se publicó el mes pasado, y que terminará de desgranar algunas claves para reducir nuestros gastos y mejorar la eficicencia de nuestra empresa.
Resumen del artículo:
-------------AJUSTA LA CARGA FISCAL Y SEGUROS-------------
Puedes ganar liquidez temporal aplazando el pago de impuestos, pero sobre todo ahorrarte mucho dinero haciendo un buen uso de todos los mecanismos que pone la ley a tu alcance para conseguir deducciones, exenciones fiscales, ayudas y subvenciones... Ahí van unos cuantos consejos:
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Si tenemos varias empresas en un grupo, y estamos en procesos de fusión o eliminación no tenemos que olvidar compensar perdidas de la absorbida o eliminada con la matriz. Además, deberemos saber compensar deudas y créditos fiscales entre empresas del grupo.
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La ley del IVA obliga a recaudar y pagar el impuesto en base a la fecha de la factura emitida y no cuando cobramos esa factura, por eso, ten en cuenta cuando pagas el IVA, para atrasar facturaciones y ganar en liquidez. Por la misma razón, hay que saber cuando comprar, para restar el importe a pagar a las administraciones.
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Para los casos de morosidad, la ley permite recuperar el IVA de facturas incobrables. Para ello nos pedirán que haya transcurrido un año desde que se repercutió el IVA (seis meses para las pequeñas empresas) y no se cobró, que se haya instado reclamación judicial o requerimiento notarial o que el deudor se encuentre en concurso de acreedores. Transcurrido el año, hay que emitir la factura rectificativa en el plazo de tres meses siguientes, para poder recuperar el IVA.
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El 80% de los valores catastrales no reflejan la realidad, debemos asegurarnos si podemos reducirlo, ya que cuanto menor sea este menor será el IBI y otros impuestos basados en este valor: plusvalías, tasa de basura, etc.
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Si tienes fábricas en el extranjero, siguiendo el modelo de estructura y el know how que tienes aquí, tienes que hacerlo constar en la facturación como cesión de know how. Esos nos ayuda a reducir el Impuesto de Sociedades.
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Además, todas las inversiones en I+D dentro de nuestro territorio también existen muchas subvenciones y ayudas que hay que tener en cuenta para ahorrarnos dinero si necesitamos invertir en innovación. Eso sí, no cuentes con ellas, solicita todas, y si luego llegan, bienvenidas sean, ya que no puedes depender el futuro de un proyecto de unas subvenciones, pues suelen llegar tarde y lastrar el proyecto si son una pieza angular de la decisión. En cambio, si has pedido todas las posibles, y no las tienes presente, cuando llegen serán un importante bálsamo.
Reduce el coste de tus seguros
Renegocia o pregunta a la competencia, revisa coberturas y elimina las que dupliquen conceptos que ya tienes en otras (seguro de continente para el negocio si ya lo tiene el edificio dónde se sitúa), pues solo podrás reclamar a una póliza. Conseguirás sorprenderte en cuanto a la reducción de costes que obtendrás.
Si estás trabajando con varias aseguradoras (es muy posible que tengas una para el seguro de responsabilidad civil, otra para los coches de empresa, para el local o incluso distintas para diferentes locales...), unifícalas todas en una sola compañía. De este modo, tendrás mejor capacidad para negociar y mejorar las condiciones de pago actuales.
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----REDUCE LOS GASTOS DE PERSONAL Y MARKETING-----
Las empresas empiezan a recortar en el número de trabajadores, de forma temeraria y desequilibrada, dando problemas empresariales. Dos alternativas son mejorar la productividad del trabajador y reducir los costes de los RRHH.
La mejor medida de reducción de costes es variar el salario en base a los resultados empresariales, lo que nos evita el tener que gastar en procesos selectivos y formativos una vez que la cosa mejore y evita problemas derivados de las tensiones por los despidos.
Además si controlas bien las bonificaciones que puedes conseguir en tus aportaciones a la Seguridad Social, aunque tedioso, resulta muy rentable.
Por último, debemos ser más eficientes: organizar bien las rutas, usar videoconferencias; si tu empresa lo permite, el teletrabajo puede reducir los gastos generales (luz, espacio, etc.). Por último, externaliza los procesos administrativos (gestión de las nóminas, administración de personal, etc.).
Tu marketing y ventas
Podríais pensar que no tenéis que ahorrar en una partida en la que no inviertes, pero todas las empresas realizan alguna acción de marketing: catálogos, cartelería, promociones, tarjetas, telefonazos, etc.
Es una partida esencial y de las primeras que se recorta, erróneamente, pues es la única que nos puede ayudar a compensar las perdidas de ventas que hemos sufrido con la crisis.
También es un error, reducir los precios sin acudir al mencionado análisis de márgenes de costes por líneas de producto, pues nuestro negocio puede dejar de ser rentable. Lo correcto seria intentar abrir nuevos mercados o acudir a nuevas localizaciones a través del marketing, para cubrir la reducción de ventas.
Una vez decididos a mantener nuestra publicidad y marketing, y definirla correctamente, tenemos un amplio abanico de bajo coste (Lastday, Vistaprint, etc.). La otra opción es buscar soluciones en la Red: marketing online, eventos virtuales, etc., nos permiten segmentar y salir al exterior a muy bajo coste.
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----AJUSTE DE ENERGÍA Y MATERIAL DE OFICINA----
¿Cómo?
1. Eficiencia en nuestras instalaciones: el uso de controles de temperatura, iluminación de bajo consumo, el uso de detectores de presencia...
2. Negociar con los proveedores de energía. Suele haber importantes ahorros desaprovechados: lo mejor es recurrir a una auditoría energética. Te dará una idea exacta de tus hábitos de consumo y el porcentaje de ahorro que puedes conseguir:
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Para hacerla, puedes acudir a una empresa profesional o elaborarla tú mismo. La primera opción te costará entre 500-4.000 euros, aunque puedes reducir este coste al 25%, ya que casi todas las Administraciones locales han creado subvenciones para que las empresas realicen auditorías energéticas.
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Para tu autodiagnóstico, nos puede ser de ayuda las herramientas gratuitas de www.ufeficienciaenergetica.com o www.inega.es.
Ahorra en teléfono y telecomunicaciones
Nunca te fíes de lo hablado por teléfono, exige información por escrito y evitarás sorpresas, además, tienes que tener claro qué quieren conseguir y no te conformes con las ofertas estándares de internet o televisión, por ello busca el ahorro mensual y no te dejes llevar por el terminal. En esto nos puede ayudar la web http://www.doctorsim.com/.
Lo básico para conseguir grandes ahorros es poner a los proveedores a pelear entre ellos y revisar los contratos cada seis meses mínimo, rebuscando las mejores opciones.
Lo que es claro es que lo más barato es pasarse a la telefonía por Internet –servicios VoIP como Skype y Google Voice–, mucho más económicos y que con los smartphones resultan ahora completamente accesibles en cualquier momento y lugar.
Para fax, e-mail, videoconferencias, etc. lo mejor es buscar productos de software libre (Ofimática (Openoffice o GoogleDocs), antivirus (Avast o antivir), soluciones ERP y de contabilidad (Openbravo o ZohoCRM), etc.) o servicios en la nube en los que pagas solo por lo que consumes y que ofrecen empresas como www.unanubedesoluciones.com o ww.axiatel.com .
Menos costes de papelería y administración
Servicios de fax por e-mail, centralita virtual y conference call se pueden contratar en línea, sin necesidad de soportes físicos, ahorrando en papelería y tiempo por precios tan económicos como 3,5 euros al mes el fax por e-mail y 9,90 euros, la centralita virtual.
Factura electrónica
La factura electrónica ya está aquí, ahorrando costes de material de oficina y ganando en rapidez de cobro, ya que por un lado ahorras los sobres, sellos y demás, pero por otro lado no se espera a facturar a finales de mes, sino que se emite al momento de salir la mercancía de nuestros almacenes, ganando tiempo para nuestra propia liquidez. Además si contamos con el ahorro de espacio que permite necesitar oficinas menores, a la hora de alquilar locales es un importante ahorro.
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----AJUSTA TU LOGÍSTICA E INSTALACIÓN-----
Optimiza desplazamientos
Crear un buen sistema puede ahorrarnos muchos coste, pero no es fácil y depende de cada caso, ahorrar camiones vacíos agrupando devoluciones, compartir el transporte con otras empresas (tu a la ida, otros a la vuelta), usar servicios de distribución o empresas de paquetería adecuados, o sino siempre podemos acudir a nuevos distribuidores cómo www.kiala.es, que tienen concertados puntos de distribución en las principales ciudades dónde nuestros clientes pueden ir a recoger el producto, y el coste de transporte se ve muy reducido.
En primer lugar debemos asegurarnos de comprar los coches o sistemas de mensajería que realmente necesitamos y no el que nos quiere vender el comercial, para ello debemos analizar tipos de seguro, diferencial en kilometraje, consumo, valor residual..., por un lado, el seguro, el peso, pero también el volumen, que se olvida mucho, la urgencia, la rexpedición, etc., y una serie de baremos pensados, meditados y claros antes de visitar a lo comerciales.
Otro error normalmente cometido, es no cuestionar los sistema prestablecidos, debemos meditar la función que cumple cada servicio y luego comparar con servicios actuales y tarifas reales, para así ver si conviene cambiar nuestra flota de coches, por alquiler, o si es mejor optar por mensajería privada en vez de una flota de scooteres propia. Lo mismo ocurre con el envío con urgencia en vez de esperar o agrupar pedidos.
www.mensajerialowcost.es, puede ahorrarnos mucho tiempo a la hora de comparar servicios de mensajería y tarifas por poblaciones.
Ahorra en las instalaciones de la empresa
Si has seguido alguna de las medidas planteadas, observarás que tu planta, empresa, o almacenes, han dejado de requerir tanto espacio.
Si es alquilado, puedes optar por algo menor y más barato y si es en propiedad, quizás quieras compartir instalaciones con empresas complementarias y ahorrar costes. Son dos medidas a meditar y que permiten cuantiosos ahorros.
Además, salvo en los locales comerciales, quizás convenga dejar locales a pie de calle o localizaciones principales, así cómo si tienes sedes abiertas en otras provincias dónde eres poco competitivo, quizás debas buscar socios complementarios fuertemente instalados, reduciendo costes de locales e incrementando ventas de un plumazo.
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En la primera parte del artículo, podrás leer sobre:
