Recortes empresariales ante la crisis - Parte 1/2
Si ya hemos tocado a personal y a gastos generales con nuestras inquietas tijeras, para intentar vadear el agujero traga empresas de la crisis, o incluso si estamos pensando en tocarlo actualmente, quizás tengamos que revisar otros conceptos económicos mucho antes, y ver de dónde podemos recortar y sobre todo, dónde es sano meter un tijeretazo y dónde no.
Las siguientes líneas nos darán una idea de por dónde empezar (ajustando stocks, renegociando con proveedores de gastos fijos como electricidad, telefonía, seguros...) y qué herramientas tenemos a nuestro alcance para hacer el trance más llevadero. Una cosa te adelantamos, lo esencial es obtener datos reales, planificar y ser objetivo.
---------EQUILIBRAR TUS CUENTAS: Estudio, reflexión y ajuste-------------
Antes de meter la tijera debemos tener una visión real y exacta de la salud de nuestra empresa, para saber cuando vamos a necesitar cash, y de dónde va a venir.
Lo primero ha llevar a cabo para esto es que diferenciemos flujo de explotación de la actividad (cobros y pagos asociados a nuestra cartera de clientes y proveedores) y el flujo de las actividades de financiación (los cobros y pagos procedentes de recursos propios, como aportaciones de capital, o los pagos pendientes, si hemos solicitado financiación ajena).
¿Por qué? Porque nos podrán conceder líneas de crédito para hacer frente a los números rojos, si estos se deben a que cobramos a 180 días y pagamos a 60 días, pero nunca porque han bajado nuestras ventas, tenemos una estructura de costes fijos sobredimensionada o se ha reducido el beneficio porque hemos bajado los precios.
Por ello, para conocer la salud de la empresa, es necesario realizar un plan de tesorería, como mínimo a seis meses, y revisarlo cada semana e, incluso, a diario, para detectar posibles desviaciones:
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Conocer la posición inicial de caja disponible, descontando el dinero procedente de pólizas de crédito.
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Revisa todos los vencimientos de cobro de los próximos meses, analizando las posibilidades reales de que se conviertan en efectivo, relacionándolos con el histórico de comportamiento de los clientes.
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Haz lo mismo con las previsiones de ventas, pero intenta ser muy realista, o mejor, tira por lo bajo, para que no haya sorpresas.
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Prevé los gastos y pagos a los que tengas que hacer frente en los próximos meses, ¿cómo?, coge el último balance de la empresa, y mira los vencimientos de facturas a pagar y los gastos de personal y extraordinarios.
Así observarás la analítica de "flujos de caja" de tu empresa. Y con la revisión diaria-semanal, te percatarás del origen de tus desfases día a día, y tomarás medidas; antes de que las decisiones a tomar sean catastróficas.
A través de este plan de tesorería podrás:
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Ante problemas a corto plazo, la salida rápida es solicitar una línea de crédito al banco o recurrir a productos como el confirming (para hacer frente al pago de proveedores) o el factoring (para asegurarse el cobro de proveedores). Esto, soluciona la liquidez inmediata de la manera más cara, ya que lo ideal es mejorar los pagos y cobros de clientes y proveedores, gestionar mejor tu stock, refinanciar tus deudas..., cómo veremos a continuación.
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Si tu problema es a largo plazo, seguro que tienes margen para recortar en seguros, telefonía...
Buena gestión de Cobros y Pagos
Todos conocemos los problemas de morosidad de la crisis, pero normalmente el problema es que los clientes no les pagan a tiempo, por no tener nosotros, un proceso establecido de cómo gestionar los cobros.
Envías una factura y te olvidas de ella hasta que necesitas dinero, y luego te enteras que estaba mal y te toca enviar otra y esperar su cobro. Por ello debemos asegurarnos los requerimientos de cada cliente en cuanto a facturas y comprobar que se reciben y están correctas.
Riesgo, bajo control
Es básico establecer sistemas de gestión del riesgo, cómo seguros de crédito, anqué resultan muy caros y, limitan las cantidades de crédito que puedes tener con cada cliente.
Una alternativa es un archivo propio con nuestros clientes y el crédito que podemos asumir con cada uno en base a herramientas cómo e-informa o Axesor, que con un bajo coste nos facilita el rating de riesgo de cada cliente, para usar de base para fiarnos más o menos.
Ten en cuenta, además, que en la situación de crisis actual ya no sirve el conocimiento o la relación que hayamos tenido en el pasado con nuestros clientes. Puede que quieran pagar pero, ¿y si entran en concurso de acreedores, les ahogan sus morosos o cierran?
Reduce tus problemas bancarios
Muchos han cerrado por no poder cumplir con los plazos de su banco, la mejor salida es intentar conseguir un acuerdo con los bancos para que aplacen tus deudas, para lo que nos van a exigir unas garantías.
Las más habituales son que se ejecutan sobre activos inmobiliarios de la empresa, avales de filiales que generen caja, una ampliación de capital o garantías personales de los administradores o socios, cuentas a cobrar, devolución de impuestos, etc. Ten muy claro las garantías que vas a ofrecer y escoge entre alargar los plazos de pago o solicitar un periodo de carencia.
Los bancos tienen mayor predisposición por un alargamiento de los plazos, con el que se consiguen cuotas inferiores, pero para la empresa es más rentable conseguir una carencia parcial (pago de intereses y no capital), pero eso lo aceptan los bancos cuando el deterioro financiero es mayor.
Otra posibilidad sería conseguir una quita de la deuda (acuerdo de que pagas una parte pero el banco te perdona el resto), pero salvo excepciones, los bancos no las aplican sino se da un concurso de acreedores.
--------ORGANIZA TUS COMPRAS-------------
Cuanto mayor sea el peso de las compras sobre los resultados de la empresa, mayor repercusión tendrá sobre los beneficios cualquier pequeño ahorro. Esto que suena a perogrullo, no se suele tener en cuenta. Pero una vez tenido en cuenta, nos preguntamos cómo ahorrar a través de los proveedores, pues bien eso es lo que intentaremos pincelar a continuación:
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Profesionalizar a quien se encarga de las compras.
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Realizar una selección correcta de los proveedores y pesar en sus carteras. El objetivo debe ser que tú seas importante para tu proveedor, para que te dedique atención y mejore condiciones.
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No siempre lo más barato es mejor, hay que mirar en conjunto y diferenciar lo que pagamos a un proveedor y el coste total de la compra: Si el artículo barato necesita después más manipulado, vas a gastar más: por el envase, por tiempo, por el personal para manipularlo...
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Acomodar la compra a tus necesidades: Porqué comprar un pc último modelo si con un Pentium3 para el word y el excel nos sobra...
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Aprovechar herramientas de baja inversión para mejorar la compra, cómo subastas electrónicas, o unirse a empresas vecinas para comprar materiales y productos, o incluso a competidores para las compras de los productos que no son estratégicos para ti. Tu competencia compite contigo en ventas, pero no en compras. Luego te diferencias con servicios o con productos estratégicos.
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Usa Internet para buscar nuevos proveedores y así abrir nuevas vías de negociación. Así, consigues proveedores en cualquier parte del mundo con muy poco esfuerzo.
Gestiona tu Stock de la manera adecuada
Es tan malo el exceso de artículos en stockaje (sobrestocks), cómo su falta (rotura de stock). Lo primero genera costes y es dinero que no tenemos líquido (recuerda la importancia de tesorería) y lo segundo provoca que perdamos clientes.
Esto se da, normalmente, por que cuando se genera una ruptura de stock se suele sobrereaccionar, generando una compra mayor de la que haría falta, un ciclo que se va amplificando a lo largo del tiempo.
La solución:
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Automatiza el stock, y mantén correctos stockajes de seguridad. ¿Cómo?, observando, tomando notas y corrigiendo, en base a las salidas de stock que vamos haciendo. Un software gratuito que nos pueda ayudar lo podemos encontrar en www.trackforme.org.
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Una alternativa es conseguir que te permita tener el stock en depósito y no pagar hasta que no hayas vendido la mercancía: el se garantiza su fidelidad y tu mejoras tu tesorería y optimizas tu almacén.
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Según el sector puedes negociar la renovación/devolución periódica de los productos no vendidos para no quedarte con exceso de stock, o puedes trabajar con empresas que sirven en 24/48 horas, cómo hacen muchas tiendas online.
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etc.
-----CENTRATE EN TU CORE BUSINESS----
Externaliza todo lo que no forme parte de la actividad principal de tu negocio. Sale más barato externalizar logística (transporte, almacenamiento, etc.), los sistemas de información, los recursos humanos y algunos procesos financieros (contabilidad, legal, etc.). Liberamos recursos y nos enfocamos en lo verdaderamente importante, y por el camino ahorramos.
Hay que analizar bien en que partes de tu empresas ganas dinero y en cuales no, protegiendo aquello que hacemos mejor y nuestros clientes valoran. Si as abierto nuevas líneas paralelas de negocio y no son rentables, no dudes, corta por lo sano.
Analisis de la cartera de productos y servicios.
Aunque nos sorprenda, no todo lo que vendemos nos sale a cuento, hay que analizar costes fijos y variables por línea de producto y ver aquellas que nos aportan menos. Un análisis de margen de contribución. Si esas líneas de producto no influyen en la venta de otros productos más rentables, y no podemos subir precio siendo competitivos, deberemos olvidarnos de ellos, nos están lastrando.
Rediseña tus productos
Para reducir tus costes de producción, almacenaje y transporte. La idea es revisar todos los conceptos a todos los niveles y preguntarse si se puede hacer de otra forma más barata. si una etiqueta sale cara, reduce las tintas sin perder identidad, si un envase no se transporta bien, cámbialo, etc.
En la segunda parte qué se publicará en un mes, podrás leer sobre:
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AJUSTA LA CARGA FISCAL Y SEGUROS.
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REDUCE LOS GASTOS DE PERSONAL Y MARKETING.
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AJUSTE DE ENERGÍA Y MATERIAL DE OFICINA.
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AJUSTA TU LOGÍSTICA E INSTALACIÓN.
Para más información o ayudarte a llevar acabo alguna de estas medidas consulta con el Aedl d ela mancomunidad.
También puedes completar in formación aquí.
